Как менеджер проектов вы часто делаете презентации для своих коллег, руководителя, совета директоров или инвесторов. Сейчас управление проектами переживает переход к гибким методологиям. Поэтому важно не количество слайдов, а выводы по теме. Вместо многостраничных отчетов используют трендовые дашборды на слайдах или динамические – на электронных платформах. Особенно часто их используют на скрам-встречах участников проектной команды.
VisualMethod и эксперты в области управления проектами рассказывают, как сделать проектную презентацию современной и удобной.
1. Планируйте долго, говорите коротко
Обычно презентации проекта короткие. Чем меньше времени отводится на саму презентацию, тем больше должно уйти на ее подготовку. Эксперты указывают на соотношение 1:10. То есть, если предстоит 20-минутное выступление, работа над презентацией не может быть меньше трех часов.
Проработайте следующее:
- сформулируйте и запишите цель презентации в соответствии с ее типом (мотивирующая, промежуточная, итоговая) и целевой аудиторией (члены проектной команды, CEO, инвестор)
- выделите ключевые сообщения
- зафиксируйте портрет своей аудитории, чтобы выбрать верную тактику подачи информации
- напишите план всей презентации, продумайте, каким будет призыв к действию в конце презентации
- выберите информацию, которая будет представлена в приложениях или раздаточных материалах, продумайте ответы на возможные вопросы в ходе презентации
- соберите на слайдах всю информацию по плану
- сделайте дизайн слайдов в едином стиле.
Сертифицированный проджект-менеджер (сертификат PMP), ex вице-президент Московского отделения PMI, MVP (Microsoft), автор нескольких книг по управлению проектами Александр Зубрицкий комментирует: «У вас есть гениальная инновационная идея и отличный бизнес-план. Но вы делаете неграмотную, неубедительную презентацию, и весь проект может предстать несостоятельным. Лучший способ этого избежать – тщательная подготовка. Особенно, если представляете проект потенциальным инвесторам, ведь цена вопроса здесь самая высокая. Чтобы доказать свой профессионализм, выгодно презентовать бизнес-план и его итоги, придерживайтесь принципа 80/20, где 80% - кропотливая работа над презентацией и лишь 20% - экспромт».
2. Кто главный? Аудитория!
Герой презентации вашего проекта – не вы, а ваша целевая аудитория. Вся информация на слайдах должна быть для нее, ради ее пользы и опираясь на ее особенности. Александр Зубрицкий говорит: «Лучшая тактика презентации – определить систему ценностей ваших слушателей, найти атрибуты этой системы и сделать на них акцент. Ваша аудитория – участники проектной команды? Показывайте пользу от реализации каждого этапа. Инвестор? Демонстрируйте возможную выгоду и решение его проблем. Знаете, как старший руководитель ценит искренность? Честно расскажите о возможных рисках. Презентация проекта не может быть универсальной, она всегда четко направлена и ориентирована на слушателя».
«Портрет целевой аудитории должен быть полным. Учитывайте не только сферу деятельности, но и возрастную категорию. Однажды мой коллега успешно представил основную концепцию проекта среднему менеджменту, используя образ супергероя Marvel. Аудитория состояла из молодых людей, не старше 30 лет. С той же динамичной презентацией явился к ТОП-менеджеру категории 50+. Провал! Руководитель попросту не знал, что за персонажа постоянно он видит на экране, и в каком контексте соотнести его с темой презентации - ассоциация не сыграла. Если вы представляете проект по выводу на рынок нового продукта, то ваша цель – получение инвестиций. Вам нужно добиться того, чтобы в конце презентации потенциальный инвестор осознавал, что ваш проект заслуживает внимания как достойная альтернатива другим. Как это сделать? Адресовать каждое свое сообщение именно ему, уважать его личность и бизнес. Учитывать, что эти люди очень занятые, подавать информацию быстро, по делу, приводить примеры из сферы деятельности и жизни», - рассказывает Алиса Корженевская, руководитель проектов одного из лидирующих российских банков по количеству клиентов, в прошлом директор проектов в «Ростелеком» и руководитель направления в «ЛАНИТ», имеющая опыт разработки систем электронного правительства и работы в Министерстве связи и массовых коммуникаций.
3. Рисуйте «колбаски»
PMBok относит презентации к визуальным артефактам и основным инструментам управления коммуникациями в проектном менеджменте. Именно презентации подкрепляют речь докладчика и объясняют просто и наглядно то, что нелегко выразить устно.
«В каком случае мы считаем коммуникацию успешной? Когда у аудитории возникли интерес или доверие. Тогда проект получает свой шанс. Люди мыслят образами. Чем больше визуальных опор вы используете в своей презентации, тем быстрее и понятнее донесете идею. Слайд с отражением статуса проекта на таймлайне всегда выигрышнее, чем полностью табличный слайд. Рисуйте «колбаски» (на рисунке), делая отчет по основным вехам. Так мы называем горизонтальные объемные линии, принятые для изображения промежуточных задач в проектах. Они не требуют дополнительной интерпретации, с «колбасками» проще отследить взаимозависимости. Они, к примеру, «худеют» при назначении исполнителя и в ходе выполнения. Уместной картинкой подкрепляйте свои слова. Вместо того, чтобы просто сказать руководителю, что в случае запуска проекта поток его клиентов увеличится, покажите на экране пчел, слетающихся на мед. Визуальные метафоры помогают ключевым моментам дольше удерживаться в памяти. Используйте как можно меньше текста, лучше больше графиков и схем. Они должны быть достаточно простыми, чтобы считываться за 10 секунд. Не забывайте про подписи осей и столбцов. Короткие заголовки, не больше трех-четырех буллитов на слайде или вообще откажитесь от них. Помните одно правило: лучше два простых слайда, чем один перегруженный», - делится опытом Алиса Корженевская.
4. Используйте магию цифры 3
Человеческий разум так устроен, что нам легче воспринимать информацию, разбитую по группам. Особенным и труднообъяснимым образом на нас действует число 3. Мы чаще всего запоминаем именно три аргумента из доклада, трех главных героев из рассказа, три вывода из книги. «Огонь, вода и медные трубы», «Быстрее, выше, сильнее», «Пришел-увидел-победил». Почему бы не воспользоваться этой «волшебной палочкой» при создании убеждающей презентации.
Раз уж мы знаем, что наша аудитория скорее всего будет помнить 3 пункта нашей презентации, нужно самим выбрать, что за пункты это будут. Разбейте всю информацию на 3 ключевых аргумента. Сосредоточьтесь на самом важном, не тратя время и слайды на очевидное.
«Такой принцип хорошо использовать, даже когда аргументов больше. Всегда можно найти что-то общее в них и сгруппировать. Вот вы рассказываете об основных проблемах, с которыми столкнулись в ходе реализации проекта. Отметьте 3 основных пункта. Нормативные ограничения, дефицит ресурсов, дефицит бюджета. Далее, раскрывая подробности, вы будете уверены, что аудитория сосредоточена на самом важном. Что делать, если ключевое сообщение одно? Повторите его трижды. Объявите в начале, раскройте его смысл в середине и закрепите в конце», - советует Алиса Корженевская.
5. Репетируйте выступление
Не все то, что понятно и логично звучит в вашей голове, будет иметь тот же эффект в ходе вашего выступления. Тренируйтесь перед презентацией. Запишите все, что планируете сказать и прочитайте вслух, а лучше дайте послушать кому-то. Эксперты утверждают, что слишком быстрый или монотонный темп, опущенные в блокнот глаза или, наоборот, чтение со слайдов, использование фраз «все в таком духе», «бла-бла-бла», а также воздушные кавычки отталкивают. Используете примеры в своей речи? Будьте осторожны и непременно этичны.
Обыгрывать образы мировых лидеров в юмористическом ключе не стоит, пусть персонажи будут нейтральными. Позаботьтесь о своем внешнем виде, оденьтесь соответствующим для аудитории образом. И что очень важно, не забывайте о технической стороне вопроса.
Алиса Корженевская рассказывает: «Еще на заре карьеры летела во Владивосток с презентацией, которой невероятно гордилась. Но разрешение экрана в зале для выступлений оказалось не тем, на которое я рассчитывала. Слайды выглядели совсем не так идеально, шрифты поехали, картинки сжались - жалкое зрелище. Пришлось спешно редактировать на чужом ноутбуке. Я расстроилась, и это сказалось на всем докладе. Учитывайте все технические нюансы. Опробуйте аппаратуру заранее, если это возможно, сохраняйте свою презентацию, к примеру, в pdf».
Главное о разработке презентаций проектов от эксперта студии VisualMethod Евгения Рындина:
1. Когда речь идет об отчетных презентациях, особенно если презентацию смотрят в распечатанном виде, не забудьте пронумеровать слайды. Такая маленькая деталь поможет доказать ваш ответственный подход к делу, ведь аудитории проще и быстрее вернуться к нужной информации для уточнения деталей в ходе беседы.
2. Несмотря на то, что в русском языке богатый синонимический ряд, на слайдах лучше использовать одни и те же термины, описывая, например, продукт компании. Вот вы используете синонимы: ресурс, платформа, информационная система, сервис, когда речь идет о чем-то одном. Аудитория теряется в понятиях, внимание рассредоточено.
3. Если вы – не единственный, кто представляет аудитории свой проект, разместите свою фотографию на финальном слайде. Так гораздо проще вспомнить, кто именно выступал, и провести параллель с материалом доклада. Также добавьте свои контакты, QR-код со ссылкой на ваш сайт или страницу в соцсетях - так можно эффективно развивать и собственный личный бренд.
6. Если планируете рассылать презентацию потенциальным покупателям, то указывайте больше деталей. Делайте акцент на конкретных измеримых количественных достижениях. Не используйте оценочные суждения.
7. Если презентуете отчет о проделанной работе, пользуйтесь следующей структурой:
- краткое ревью проекта, основные метрики
- текущий план: «колбаски» или, если проект без дедлайна, исполнение по главным метрикам
- ожидаемый в перспективе результат
- слайд с решениями, которые требуются от участников проекта по итогу встречи.
_%D0%B1%D0%B5%D0%B7-%D1%80%D0%B0%D0%BE%D0%BC%D0%BA%201.png)
_%D0%B1%D0%B5%D0%B7-%D1%80%D0%B0%D0%BE%D0%BC%D0%BA%202.png)
_%D0%B1%D0%B5%D0%B7-%D1%80%D0%B0%D0%BE%D0%BC%D0%BA%203.png)
